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仕事の基本「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」のポイントと注意点

投稿日:2019年1月10日 更新日:

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新入社員が仕事を始める際に、よく言われる「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」ですが、具体的にどんな内容か理解していますか?

 

新入社員が仕事を始める際に、よく言われる「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」ですが、具体的にどんな内容か理解していますか?

 

 

こんにちは!ビジベース管理人の『キク』(@busi_base)です。

 

会社という組織で仕事をしていると当たり前のように出てくる「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」ですが、じつはきちんと出来ている人はそれほど多くはありません。

 

しかし、しっかりと理解しておかないと、スムーズ仕事が進まないばかりか、思わぬトラブルが発生する場合もあります。

 

今回は「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」のポイントや注意点などについて解説していきます。

 

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報告

 

報告とは上司や先輩などからの指示や受けた仕事に対して、部下が経過や結果を知らせることを言います。

 

上司や先輩から「あれ、どうなった?」と聞かれる前に自分から報告するようすることが基本です。

 

予定より時間がかかりそうな時

 

あなたの仕事が終わる時間を見越して、指示を出した人は、次の段取りを考えています。

 

時間がかかりそうなときは、「あとどれくらいかかりそうか」あるいは、より具体的に「本日の17時頃には、作成できると思います」など、見通しも添えて、予定よりも遅くなる旨を連絡しておきましょう。

 

順調に進んでいる場合でも「中間報告」をする

 

仕事の区切りごとに進捗状況を報告(中間報告)しておき、全体の進み具合を周囲の人に把握してもらいます。

 

進め方の方向性に問題がないかなども、その都度お互いにチェックすることで、安心して仕事を進めることができますし、あなたへの信頼も生まれるでしょう。

 

トラブル発生時には、早急に

 

自分にとってマイナスの状況に陥ったときやマイナスの報告は、誰でも周囲の人に言いにくいものですが、そんな時こそ早めに報告を入れるようにしましょう。

 

あなたが黙っている報告しない時間が長くなればなるほど、上司の責任も増え、被害も拡大するものです。

 

また、指示を受けた時とは状況が変わった場合や、仕事の進め方に関して判断が難しくなってきたような場合は、上司だけでなく先輩など、関係のある人たちと状況を共有しましょう。

 

的確なアドバイスをもらえたり、周囲の人たちが最悪の場合に備えて準備することができるため、トラブルを最小限にとどめることが可能になります。

 

基本的には口頭だが、文章やメールも使いわけて行う

 

通常の報告や、急ぎの場合などは口頭で簡潔に報告を行うのが基本になります。

 

その際に「結論から話す」ことを憶えておきましょう。

 

しかし、内容が複雑であったり重要な内容の場合は、口頭で伝えた後、文書やメールなどで内容を整理したものを伝えておくと確実です。

 

 

連絡

 

連絡とは仕事の関係者に情報を知らせることを言います。

 

上司や部下などは関係なく、どちらも発信・受信する立場になります。

 

仕事を進めている最中、なにか状況に変化起きた時や共有すべき内容があるときは、すぐに連絡を入れるようにしましょう。

 

事実のみを簡潔に正確に伝える

 

仕事の関係者に情報を伝えることが目的ですから、事実のみを伝えることが大切です。

 

あなたの意見や曖昧な表現などを使わないように気をつけましょう。

 

連絡手段を考える

 

情報の重要性・緊急性を的確に判断し、連絡すべき人には、確実に伝わるようにしましょう。

 

簡単なものや緊急性の高いものは、口頭や電話やFAXなどで素早く伝えます。

 

伝えるべき人数が多い場合は、掲示板や朝礼や終礼、メールなどを活用しましょう。

 

また、連絡すべき内容が複雑であったりグラフや図表などが必要な場合は文書としてまとめる必要があります。

 

 

相談

 

相談とは仕事する上で判断に迷ったり、難しい場面において上司や先輩、同僚などに意見を求めて、アドバイスを受けることを言います。

 

自己判断で仕事を進めないようにしましょう。

 

相談することで自分も相手も安心できる

 

仕事をしていると当然ながら、わからないことや疑問に思うことも出てくると思います。

 

そんな時は、先輩や上司にその都度、聞くようにしましょう。

 

指示が理解できない・わからないまま仕事を進めて、求められた仕事ができないのでは、時間と労力が無駄になりますし、さらに周囲の人に迷惑をかけることにもなりかねません。

 

指示やアドバイスは、必ずメモをするなりして、同じことを何度も聞いたりしないようにしましょう。

 

トラブルを未然に防ぐ

 

問題が起きた時、自分一人で抱え込んでしまうと、本来は未然に防げたかもしれない小さなミスが、思いもよらぬトラブルになってしまうこともあります。

 

場合によっては社内外に大きな損害を与えてしまうことにもなりかねません。

 

なにかあれば早めに相談するようにしましょう。

 

 

まとめ きちんと報・連・相を理解して使おう

 

今回「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」についてまとめてみましたが、新社会人だけでなく、既にビジネスマンとして活躍されている方でも、「昔は報連相もしっかり行っていたのに・・」なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

基本的には仕事の流れ、そして上司やチームの意図を頭の片隅におきつつ意識して報連相が行えるように頑張りましょう。

 

最後に、相談した人やアドバイスをくれた人には、その後どうなったかの報告とお礼も忘れないようにしてくださいね!

 

 

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  • この記事を書いた人

キク

東京都在住の20代後半男性です。 会社の代表取締役として不動産賃貸業(投資)と「ビジベース」を運営しています。 元不動産仲介営業マン。楽しく発信していきたいと思います。

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